Amit az útnyilvántartásról tudni érdemes

Amennyiben egy autó üzleti vagy hivatali utazásait költségként akarjuk elszámolni, útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartás vagy más néven gépjármű-használati nyilvántartás segítségével minden költségnek alátámaszthatónak kell lennie, így annak tartalmaznia kell a jármű típusát, rendszámát, a fogyasztás formáját, illetve a kilométeróra állását az év első és utolsó napján. A nyilvántartásnak mindemellett ki kell térnie az utazás részleteire is, így annak időpontjára, kiindulópontjára, célállomására, a partner nevére és címére, a tankolások idejére, helyére, az üzemanyag mennyiségére és árára, valamint a megtett kilométerek számára.

Mikor lehet szükség útnyilvántartóra?

Útnyilvántartás vezetésére általában bérelt vagy lízingelt autók esetében van szükség, amennyiben a használatból adódó költségek alapján a cég vissza szeretné igényelni az áfát, elkülönítve az esetleges magánutakat a valóban céges utaktól. Ha az autó céges tulajdonban van, úgy nem kötelező útnyilvántartást vezetni, ám az esetleges adóhatósági ellenőrzések megkönnyítése érdekében érdemes bizonyítható formában megőrizni a költségeket.

Amennyiben magánszemély, azaz egyéni vállalkozó kívánja elszámolni az utazási költségeket saját gépjárműve használata esetén, úgy minden esetben szükség van útnyilvántartásra. Fontos tudni azonban, hogy ez általában havi hétszáz kilométer megtétele mellett éri meg. Ugyanilyen módon a háziorvosok is kizárólag útnyilvántartás vezetésével tudják elszámolni a praxisukból adódó útiköltségeket.

Ha 3,5 tonna alatti kishaszongépjárművekről van szó, amelyek csak saját árut szállítanak, szintén útnyilvántartás segítségével kell igazolni a céges vonatkozású útiköltségeket. 3,5 tonna feletti járművek esetén – akár személy-, akár áruszállításról van szó – menetlevél vezetése szükséges.

Az útnyilvántartás szabályai

Természetesen az útnyilvántartás vezetésének szigorú szabályai vannak, így bár van lehetőség Excelben, kézzel beírni minden adatokat, valójában, ha nem szeretne hibázni az ember, mindenképpen érdemes útnyilvántartó program segítségét igénybe venni. Az ITS Protection GPS-nyomkövető rendszer megoldásai segítik a NAV által is elfogadott kimutatások elkészítését, így minden, az utakkal és a sofőrökkel kapcsolatos adatot és dokumentációt egy helyen, könnyedén kezelheti.